Jak zbierać informacje dla organów prowadzących na temat kontroli zarządczej w szkole? Na co zwrócić uwagę gromadząc takie informacje?

Dyrektor szkoły na gruncie ogólnopolskich przepisów nie jest zobowiązany do składania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej. Mimo że prawo tego nie nakazuje, samorządowe organy prowadzące często zobowiązują dyrektorów, aby wypełniali rozmaite kwestionariusze dotyczące właśnie kontroli zarządczej. Często wypełnienie takich dokumentów nastręcza sporo problemów ze względu to, iż pytania w nich zawarte nie są dostosowane do oświatowego charakteru placówki.
Dzieje się tak z kilku powodów. Po pierwsze, są one tworzone z myślą o wszystkich jednostkach organizacyjnych samorządu (a więc i dla samego urzędu, i dla ośrodka pomocy społecznej, i np. dla zakładu wodociągów). Po drugie, tworzone są zazwyczaj przez urzędników, którzy nie są wyspecjalizowani w działaniach placówek oświatowych.

Kwestionariusze dotyczące kontroli zarządczej bardzo różnią się między sobą

Nie sposób podać listy odpowiedzi na pytania, które mogą zadać nasze urzędy. Kwestionariusze dotyczące kontroli zarządczej bardzo różnią się między sobą. Nie są bowiem w żaden sposób ustandaryzowane na gruncie przepisów prawa. Efekt tego jest taki, że pytania – będące efektem twórczości samorządowych urzędników – trudno odnieść do oświatowego charakteru placówki.
Przede wszystkim więc nie powinniśmy dać się przestraszyć. Następnie zaś warto odfiltrować pytania, dla których nasza szkoła nie jest właściwym adresatem. W szkole na przykład nie funkcjonuje audytor wewnętrzny. Również dyrektor, który nie ma swojej księgowości (księgowość jest prowadzona przez zewnętrzną firmę), nie będzie mógł odpowiedzieć na pytania dotyczące zasad prowadzenia rachunkowości.
W takich sytuacjach należy po prostu pisać, że dane pytanie nas „nie dotyczy”, ewentualnie można podać numer uchwały rady gminy lub miasta, na mocy której tak, a nie inaczej zorganizowano obsługę finansową naszej szkoły. Na pozostałe pytania dotyczące kontroli zarządczej dyrektor odpowiada zgodnie ze swoją wiedzą.

Podstawą do oceny dyrektora mogą być samooceny pracowników

Kontrola zarządcza jest zjawiskiem rozbudowanym i dotyczy wielu aspektów funkcjonowania szkoły. Jak zbierać informacje na temat elementów systemu kontroli zarządczej na poszczególnych stanowiskach?
Tu powraca kwestia samooceny, będącej częścią kontroli zarządczej. Ostatecznie powinien dokonać jej dyrektor, więc można przypuszczać, że oceni on stan funkcjonowania kontroli jako prawidłowy.
Podstawą do oceny dyrektora mogą być jednak samooceny poszczególnych pracowników. Komunikat Ministra Finansów nr 23 z 16 grudnia 2009 r. zawierający szereg wytycznych dotyczących prowadzania kontroli zarządczej w jednostkach sektora finansów publicznych również zwraca uwagę na dokonywanie samooceny przez pracowników, zalecając jej przeprowadzanie co najmniej raz w ciągu roku.
Należy pamiętać, że stwierdzenie takie nie jest wiążącym prawem, lecz tylko sugestią. To, czy weźmiemy ją pod uwagę, powinno być uzależnione od charakteru naszej jednostki.

Samoocena w formie ankiet ma znaczenie w dużych jednostkach

W innym dokumencie Ministra Finansów dotyczącym kontroli zarządczej, w Komunikacie nr 3 z 16 lutego 2011 r., możemy znaleźć zapis, że samoocena dokonywana poprzez ankietowanie pracowników ma szczególne znaczenie „w stosunkowo dużej jednostce lub gdy pracownicy są rozproszeni w różnych lokalizacjach”.
Nikt zatem nie może mieć do dyrektora małej szkoły pretensji, jeśli stwierdzi on, że nie będzie przeprowadzał ankiet samooceny stanu kontroli zarządczej wśród pracowników, bo niezbędną wiedzę jest w stanie pozyskać w sposób bardziej bezpośredni.

Warto zbierać informacje o stanie kontroli zarządczej od pracowników

Jednak mimo braku prawnego obowiązku dokumentowanie zbierania informacji na temat stanu kontroli zarządczej od pracowników w szkole może mieć wiele zalet. Zwłaszcza jeśli pytania skonstruowane z myślą o urzędach zastąpimy zagadnieniami dostosowanymi do charakteru naszej jednostki.
Właściwe zaadaptowanie pytań do danego stanowiska uwiarygodni uzyskaną wiedzę i uczyni ją dużo bardziej użyteczną w bieżącym zarządzaniu szkołą – co jest podstawowym celem całej kontroli zarządczej.

Warto przypomnieć, że tego rodzaju ankiety powinny być źródłem informacji tylko dla kierownictwa szkoły. Na gruncie obowiązujących przepisów nie ma bowiem żadnych podstaw, aby przedstawiciele organu prowadzącego pozyskiwali wiedzę o stanie kontroli zarządczej od szeregowych pracowników, np. z wypełnianych przez nich ankiet.

Na niektóre pytania może odpowiedzieć tylko dyrektor

Informacje od pracowników powinny pomóc dyrektorowi w opracowaniu informacji o stanie kontroli zarządczej. Nie ma się jednak co łudzić – pozostanie zapewne wiele zagadnień, na temat których wiedzą dysponuje tylko dyrektor. Nawet przy najsprawniejszym systemie delegowania zadań i uprawnień dyrektor zaangażowany jest w tak wiele procesów, że na część pytań może odpowiedzieć tylko on.
Skoro – z powodu braku ustandaryzowanych pytań – nie da się podać konkretnych rozwiązań, pozostaje tylko podpowiedzieć, że zdecydowanie warto w takich kwestionariuszach wykorzystać te typowo oświatowe aspekty funkcjonowania szkoły.
Nie ma najmniejszych przeciwwskazań, aby przy okazji pytań o stan kontroli zarządczej chwalić się nadzorem pedagogicznym, a np. przy okazji pytań dotyczących komunikacji wewnętrznej wspomnieć o posiedzeniach rady pedagogicznej.