Na czym polega współpraca dyrektora szkoły z głównym księgowym?

Na czym polega współpraca dyrektora szkoły z głównym księgowym? Co należy w kwestii gospodarowania finansami szkoły do dyrektora szkoły, a co do głównego księgowego? Czy sytuacja zmienia się, gdy finanse szkoły są prowadzone przez zespół obsługi finansowej?

Decyzje dotyczące wydatków szkoły podejmuje dyrektor. Główny księgowy natomiast kontroluje przebieg wydatków oraz czuwa nad ich zgodnością z planem finansowym. Zatem aby finanse szkoły były prowadzone prawidłowo, zgodnie z zasadami rachunkowości i finansów publicznych, bardzo ważna jest właściwa współpraca dyrektora i głównego księgowego szkoły.

Dyrektor decyduje, a główny księgowy kontroluje

Decyzje dotyczące wydatków podejmuje dyrektor szkoły. Główny księgowy kontroluje przebieg wydatków oraz pilnuje ich zgodności z planem finansowym. Chociaż role dyrektora i głównego księgowego w tym zakresie są jasno określone przez ustawę o finansach publicznych, ważna jest ścisła współpraca dyrektora i głównego księgowego zmierzająca do prawidłowej realizacji budżetu z zachowaniem zasad gospodarności i celowości.

Aby móc realizować budżet, musi być opracowany plan finansowy dochodów i wydatków. Taki plan powinien przygotowywać główny księgowy w porozumieniu z dyrektorem szkoły.

Główny księgowy prowadzi księgi rachunkowe szkoły i na ich podstawie sporządzasprawozdania z wykonania budżetu oraz sprawozdania finansowe. Podpisy na sprawozdaniach składają główny księgowy i dyrektor szkoły. Dyrektor zatwierdza sprawozdania, a główny księgowy potwierdza podpisem, że zawarte w nich dane są zgodne z ewidencją księgową.

Dyrektor podejmuje decyzje w związku z realizacją budżetu

Decyzje dotyczące realizacji budżetu podejmuje dyrektor szkoły. Główny księgowy wykonuje dyspozycje środkami pieniężnymi, tzn. dokonuje płatności, sporządza przelewy i prowadzi gospodarkę kasową. W związku z tym główny księgowy nie może zatwierdzać dokumentów do wypłaty. Ta funkcja została zastrzeżona dla dyrektora szkoły.

Główny księgowy sprawdza dokumenty finansowe

Zanim dokumenty finansowe zostaną zatwierdzone do realizacji przez dyrektora szkoły, powinny być sprawdzone m.in. przez głównego księgowego. Główny księgowy swoim podpisem potwierdza, że dokument jest kompletny i rzetelny, oraz że operacja gospodarcza jest zgodna z prawem, a wydatek mieści się w planie finansowym szkoły.

W przypadku jakichkolwiek zastrzeżeń co do kontrolowanego dokumentu główny księgowy ma prawo odmówić złożenia swojego podpisu i zgłosić to dyrektorowi szkoły na piśmie.

Główny księgowy kontrasygnuje każdą umowę na dostawy towarów lub usług

Osobą upoważnioną do zaciągania zobowiązań, a tym samym do podpisywania umów na dostawy towarów lub usług jest dyrektor. Główny księgowy powinien jednak sprawdzić każdą umowę pod kątem jej zgodności z planem finansowym i dokonać kontrasygnaty umowy. Tylko taka umowa może być realizowana.

Główny księgowy pomaga w opracowaniu dokumentacji finansowej

Główny księgowy powinien także służyć dyrektorowi pomocą w opracowaniu dokumentacji niezbędnej do prawidłowego funkcjonowania gospodarki finansowej, takiej jak polityka rachunkowości oraz wszelkich instrukcji dotyczących operacji finansowych, np. instrukcji kasowej, instrukcji obiegu dokumentów. Powinien także wnioskować do dyrektora o dokonywanie zmian mających na celu wprowadzanie usprawnień w zakresie prawidłowego gospodarowania finansami szkoły.

Zespół obsługi finansowej zamiast głównego księgowego

Ustawa o systemie oświaty dopuszcza tworzenie przez organ prowadzący zespołów obsługi szkół, w tym obsługi finansowej. Jednostka prowadząca obsługę finansowo-księgową przejmuje zadania powierzane głównemu księgowemu będącemu w szkole. Korzystanie z zespołu obsługi finansowej przez dyrektora nie może go pozbawić przypisanych mu kompetencji ustawowych.
Wszelkie decyzje dotyczące finansów szkoły leżą w gestii dyrektora szkoły. Nadal to dyrektor jest odpowiedzialny za gospodarkę finansową, podejmuje decyzje dotyczące realizacji budżetu i zatwierdza do wypłaty wszystkie dokumenty finansowe, w tym faktury i rachunki.

Należy wypracować spójną politykę rachunkowości

Politykę rachunkowości, w tym procedurę dotyczącą przeprowadzania wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków oraz instrukcję obiegu i kontroli dokumentów finansowych, należy wypracować wspólnie z zespołem obsługi szkół. Polityka rachunkowości jednostki obsługującej szkołę oraz polityka rachunkowości szkoły powinna być spójna.

W porozumieniu wskazuje się głównego księgowego szkoły

Dyrektor szkoły ma obowiązek zawrzeć porozumienie z dyrektorem zespołu obsługi szkół. Zespół wykonuje w imieniu dyrektora te zadania, które znajdą się w podpisanym porozumieniu. W porozumieniu powinno się wskazać osobę, która jest głównym księgowym szkoły. Taka interpretacja wynika z protokołów pokontrolnych regionalnych izb obrachunkowych.

Jednostka obsługująca szkołę współpracuje z dyrektorem

Pracownicy powołanej jednostki współpracują z dyrektorem, przygotowując plany finansowe oraz wnioski o ich korektę, prowadzą księgi rachunkowe szkoły i sporządzają sprawozdania. Składają również podpisy na dokumentach finansowych szkoły, którymi potwierdzają zgodność z ewidencją księgową, oraz dokonują wstępnej kontroli finansowej dokumentów, weryfikują zgodność dokonywanych przez szkołę wydatków z planem finansowym.