Rozliczanie dotacji z jst dla przedszkola niepublicznego. Jesteśmy przedszkolem niepublicznym tzw. złotówkowym. W tej chwili jesteśmy po kontroli problemowej z Urzędu Miasta która miała na celu ocenić prawidłowość wykorzystania dotacji za rok 2013 kiedy nasza placówka była jeszcze punktem przedszkolnym. Kontroler stwierdził że faktury za miesiąc grudzień 2013 zostały zapłacone w styczniu 2014 i te kwoty trzeba będzie zwrócić bo dotację trzeba wykorzystać w danym roku. Moje pytanie brzmi: 1. Na jakich zasadach mają zostać zwrócone środki niewykorzystane, w jaki sposób oblicza się ewentualne odsetki karne i od kiedy. 2. Koszty poniesione w 2013 roku znacznie przewyższają kwotę dotacji z jst, nie wszystkie zostały wykazane w rocznym sprawozdaniu ponieważ poinformowano nas że nie ma takiej potrzeby, w związku z tym czy w chwili obecnej można przedstawić je jako koszty kwalifikujące się do uznania ich, jako koszty poniesione z dotacji za rok 2013 (czy te faktury które wystawiono w 2013 a opłacono w 2014, można zastąpić innymi fakturami opłaconymi w roku 2013)?

Od roku 2009 obowiązują przepisy ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Dotacje podmiotowe, którymi są dotacje dla niepublicznych placówek oświatowych, przewidziane są w art. 131 tej ustawy. Natomiast art. 251 stanowi o obowiązku zwrotu dotacji, niewykorzystanych w terminie. Zatem zgodnie z przepisami ustawy o systemie oświaty oraz ustawy o finansach publicznych, dotacje podmiotowe dla niepublicznych placówek oświatowych należy wykorzystać do końca roku budżetowego, w którym zostały udzielone.

Orzecznictwo sądów administracyjnych w takich sprawach przynosi dosyć jednoznaczne rozumienie przepisów oraz wykładnię ich stosowania. Zgodnie z tym, wydatek, aby mógł być uznany za dotyczący danego roku, musi zostać faktycznie dokonany w trakcie tego samego roku. Może to być w formie przelewu, wypłaty gotówkowej etc., lecz dotyczyć musi faktycznego wyjścia określonej kwoty z majątku tego podmiotu.
W takim kontekście najwięcej problemów stwarzają wydatki, dokumentowane i dekretowane pod koniec roku, a faktycznie zapłacone już na początku roku następnego, jak np. składki ZUS i zaliczki na podatek dochodowy, a także faktury otrzymane na początku roku, lecz dotyczące okresu poprzedniego (np. rozliczenie energii). W takich sytuacjach, wydatek dokonany na początku roku budżetowego, nawet jeśli dotyczy zdarzeń mających miejsce w roku poprzednim, winien być zaliczony do wydatków bieżącego roku.
Wobec powyższego, kwoty zapłacone w roku 2014, jeśli dotyczą roku 2013, winny być zaliczone do wydatków dokonanych w roku 2014. Niestety, wnioski kontrolne są w tym zakresie słuszne i faktycznie wydatki te nie zostały poniesione w roku 2013, zatem nie mogą być pokryte z dotacji za rok 2013.

Przepis art. 251 ust. 1 ustawy o finansach publicznych stanowi, że dotacje udzielone z budżetu jednostki samorządu terytorialnego w części niewykorzystanej do końca roku budżetowego podlegają zwrotowi do budżetu tej jednostki w terminie do dnia 31 stycznia następnego roku. Od kwot dotacji zwróconych po tym terminie, nalicza się odsetki w wysokości określonej jak dla zaległości podatkowych, począwszy od dnia następującego po upływie terminu, czyli od 1 lutego. Obecnie wysokość odsetek ustawowych za zaległości podatkowe wynosi od 9.10.2014 r 8% rocznie, natomiast do 8.10.2014 (od lipca 2013) było to 10% rocznie.

Odnośnie pytania 2, to oczywiście istnieje możliwość dokonania korekty rozliczeń poprzednich lat, w tym przypadku roku 2013. Przepisy nie zabraniają takich korekt, a sądownictwo i praktyka od dawna taką możliwość potwierdzają. W Państwa sytuacji należy zatem sporządzić i złożyć korektę rozliczenia za rok 2013, wskazując w nim inne wydatki (inne faktury), dotyczące roku 2013 i faktycznie zapłacone w roku 2013. Urząd zgodnie z przepisami, nie ma prawa odmówić przyjęcia takiej korekty. Warto przy tym pamiętać, ze celem dotacji jest dofinansowanie działalności placówek oświatowych, a nie ich całkowite sfinansowanie lub też wskazywanie przez organ dotujący, na co konkretnie mogą być wydane dotacje, zatem to placówka ma swobodę wyboru kosztów, które współfinansuje z otrzymanej dotacji.