Standard C1 – Dokumentowanie kontroli zarządczej

Wszystkie działania w szkole, a zwłaszcza te o charakterze kontrolnym muszą być dokładnie dokumentowane. Z uwagi na specyficzny charakter kontroli zarządczej wszelkie dokumenty z nią związane powinny być znane wszystkim pracownikom, których dotyczą. Powinny one być zgromadzone w jednym miejscu. Natomiast wyznaczony pracownik powinien mieć obowiązek ich analizy pod względem ich aktualności z punktu widzenia: aktualnych przepisów prawnych, struktury organizacyjnej szkoły/placówki, sprawności realizowanych zadań. Cała dokumentacja kontroli zarządczej powinna być logiczna, spójna i komplementarna. Spójność można zachować poprzez nieprzepisywanie jednych regulacji w drugie, lecz czytelne wskazanie, że w danej kwestii zastosowanie mają regulacje określone np. w zarządzeniu nr …. z dnia … w sprawie ….. Albo: są uregulowane w problematyce dotyczącej …………………. Z tego też względu należy w szkole opracować rejestr obowiązujących przepisów (regulacji) wewnętrznych oraz przygotować dokładną bazę danych umożliwiającą pobranie dowolnej procedury (regulacji) praktycznie w każdej chwili. Należy również stworzyć czytelny i prosty system pozwalający na odnotowywanie uwag pracowników dotyczących konkretnych regulacji – np. anonimowa skrzynka postulatów i uwag wystawiona w pokoju nauczycielskim lub w bibliotece szkolnej.
Przykładowym i niezwykle ważnym dokumentem kontroli zarządczej jest ewidencja druków ścisłego zarachowania. Praktycznie każdy istotny dokument szkolny powinien być rejestrowany, a tzw. druki ścisłego zarachowania szczególnie. Z tych też względów ważnym krokiem ewidencyjnym jest bardzo skrupulatne prowadzenie rejestru tych druków (dokumentów). Przykład takiego praktycznego rejestru stanowi Ewidencja druków ścisłego zarachowania. W zasadzie stanowi on wykaz wszystkich niezbędnych informacji pozwalających na prowadzenie racjonalnej gospodarki tymi niezwykle ważnymi dokumentami. W prawidłowym usystematyzowaniu kwestii dokumentacji pomocna może okazać się Lista kontrolna nr C1. Zawiera ona 17 podstawowych pytań, odpowiedzi na które pozwolą „ogarnąć” dyrektorowi szkoły lub placówki zagadnienia związane z niełatwą kwestią dokumentacyjną. Poruszane w niej są takie tematy, jak: spójność prowadzonej dokumentacji, dostępność ważnych dokumentów dla pracowników szkoły, odpowiedzialność za system dokumentacyjny, aktualizacja istniejących i funkcjonujących dokumentów, przetwarzanie danych, komplementarność procedur, instrukcji i dokumentów, itp. Jak z powyższego wynika, lista ta ujmuje praktycznie całość tego złożonego zagadnienia, dlatego też warta jest polecenia. Oczywiście cały czas można ją modyfikować.
 

Pełna treść dostępna dla zarejestrowanych użytkowników portalu.

Data: 2011/08/10