Czy organ prowadzący ma prawo wglądu do programu kadrowo-płacowo-księgowego prowadzonego przez szkołę w tzw. "chmurze"? Program zawiera m.in. dane osobowe (bardzo szczegółowe) wszystkich pracowników. Czy takie przetwarzanie danych osobowych przez organ prowadzący jest zgodne z prawem? Jaka jest podstawa?

Organ prowadzący ma prawo wglądu w dokumentację dotyczącą pracowników, na podstawie której może stwierdzić prawidłowość dysponowania przyznanymi szkole środkami budżetowymi oraz pozyskanymi przez szkołę środkami pochodzącymi z innych źródeł, a także gospodarowania mieniem; przestrzeganie obowiązujących przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy pracowników i uczniów; przestrzeganie przepisów dotyczących organizacji pracy szkoły i placówki – art. 57 ust. 2 i ust. 3 w zw. z art. 55 ust. 3 pkt 3 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, Dz. U. z 2018 r., poz. 996 ze zm. Nie oznacza to jednak dostępu do wszystkich dokumentów, ponieważ np. organ prowadzący nie jest uprawniony do przeglądania całych akt osobowych, gdyż informacje w tym zakresie zazwyczaj nie służą do wykonywania ww. nadzoru. Natomiast przykładowo dokumentacja dotycząca kwalifikacji pracownika może być udostępniona w sytuacji, gdy kwalifikacje wpływają na wysokość wynagrodzenia finansowanego ze środków zapewnionych przez organ prowadzący w celu weryfikacji prawidłowości naliczenia. Generalnie więc organ prowadzący powinien określić rodzaj dokumentacji, którą zamierza przejrzeć w związku z nadzorem, zaś udostępnienie całego programu jest nieprawidłowe jako pozbawione podstawy prawnej i grożące w konsekwencji naruszeniem prywatności i danych osobowych pracowników.