Czy umowa kupna sprzedaży może być dokumentem księgowym. Chciałam zakupić do przedszkola bembenki dla dzieci. Wyrabia je Pan, który nie może wystawić ani faktury ani rachunku. Zawarta zostałaby umowa kupna-sprzedaży. Czy taka umowa może stanowić dokument źródłowy wydatku poniesionego z dotacji dla przedszkola?

Na podstawie art. 21 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.) dowód księgowy powinien zawierać co najmniej: określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego; określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej; opis operacji oraz jej wartość; datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu; podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów; stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania, przy czym element ten może zostać pominięty, jeżeli wynika to z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Umowa, która zawiera wszystkie ww. elementy może być uznana za dokument księgowy. Stanowisko to potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 24 maja 2013 r. w sprawie ILPB1/415-255/13-4/AG (W odniesieniu do umowy sprzedaży (www.interpretacje-podatkowe.org), w której stwierdzono, że dokumentem księgowym jest umowa sprzedaży, która:
1) zawiera co najmniej: nazwy, imiona, nazwiska, adresy i inne dane identyfikacyjne strony transakcji (sprzedawcy i kupującego), datę dokonania sprzedaży oraz datę sporządzenia umowy, nazwę przedmiotu sprzedaży, w tym również jego ilość (specyfikację) i wartość w walucie polskiej,
2) zapłata za zakupiony towar nastąpi przelewem na rachunek bankowy sprzedawcy, a w przelewie tym określone zostanie odniesienie do umowy (oferty) sprzedaży,
3) z treści umowy wynika termin otrzymania zakupionych towarów,
4) do umowy zostanie załączone: potwierdzenie zapłaty za dany towar, jako dodatkowe potwierdzenie zawarcia transakcji i skuteczności umowy, a także podpisane oświadczenie kupującego potwierdzające przyjęcie towarów oraz datę ich przyjęcia.

W przypadku, gdy zapłata za zakupione bębenki nastąpi gotówką, w zależności od terminu zapłaty w umowie może znaleźć się zapis, że cena została w tej formie uregulowana, a gdy zapłata następuje później – należy poprosić sprzedawcę o wystawienie pokwitowania, z którego treści będzie wynikało jaka kwota została zapłacona, kiedy oraz z jakiego tytułu – czyli zgodnie z umową sprzedaży z określonego dnia (art. 462 § 1 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny, Dz. U. z 2014 r., poz. 121). Jeżeli w treści umowy sprzedawca i kupujący złożyli zgodne oświadczenia, że wydanie zakupionych bębenków już nastąpiło, wraz ze wskazaniem terminu wydania, nie ma potrzeby sporządzania odrębnego oświadczenia o przyjęciu zakupionych towarów.