Pytania nadzór pedagogiczny. Dokumenty dla przedszkola. Proszę o wzorcową aktualną na 2017 rok instrukcję kancelaryjną, jednolity rzeczowy wykaz akt , instrukcję organizacji i zakres działania składnicy akt - instrukcję archiwalną -----nie. Nie wiem czym się różni instrukcja archiwalna od instrukcji organizacji i zakres działania składnicy akt – którą instrukcję powinnam mieć jako przedszkole? Przedszkole moje jest małą placówką 4 oddziałową. Dokumenty te są mi potrzebne do wysłania ( oczywiście po dostosowaniu do moich warunków) do zatwierdzenia do dyrektora archiwum. Proszę napisać czy muszę mieć tą dokumentację zatwierdzoną przez archiwum i jak to zatwierdzenie wygląda?

Zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
( tekst jedn.: Dz.U. z 2016r. poz.1506), archiwa zakładowe powoływane są jedynie w tych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. Z mocy tej ustawy jednostki takie są objęte nadzorem archiwalnym właściwych terenowo archiwów państwowych.
W samorządowych jednostkach organizacyjnych ( przedszkola, szkoły, placówki) powstałą w nich dokumentację, niemającą zastosowania w działalności, gromadzi się w składnicach akt.
Dyrektor przedszkola obowiązany jest:
1) zapewnić ochronę przed zniszczeniem lub utratą dokumentacji gromadzonej w składnicach akt;
2) umożliwić właściwemu archiwum państwowemu nadzór nad brakowaniem dokumentacji niearchiwalnej;
3) zapewnić prowadzenie ewidencji dokumentacji przechowywanej w składnicach akt.
Dokumentacja przechowywana w składnicy akt służy potrzebom przedszkola, w którym została wytworzona. W wyjątkowych wypadkach jest ona udostępniana osobom trzecim za zezwoleniem kierownika jednostki organizacyjnej, w której istnieje składnica akt.

Publiczne przedszkole prowadzone przez jednostkę samorządu terytorialnego, niezależnie od liczby oddziałów, uzgadnia z właściwym miejscowo dyrektorem archiwum państwowego:
1) instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych;
2) sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitego rzeczowego wykazu akt, który określa klasy, według których w jednostce organizacyjnej grupuje się jednolicie, w systemie dziesiętnym, dokumentację powstającą i gromadzoną w tej jednostce oraz ustala dla dokumentacji kwalifikację archiwalną. Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi podstawę oznaczania, rejestracji i grupowania dokumentacji w jednostce organizacyjnej w chwili wszczynania spraw oraz może być uzupełniony przez kwalifikator dokumentacji, który określa kwalifikację archiwalną jednorodnego rodzaju lub typu dokumentacji;
3) instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt.

Tryb ustalenia przepisów kancelaryjnych i archiwalnych w porozumieniu z właściwym miejscowo archiwum:
1. Przedszkole przesyła do właściwego miejscowo archiwum państwowego projekt przepisów kancelaryjno-archiwalnych w dwóch egzemplarzach, których treść jest analizowana i uzgadniana z dyrektorem archiwum.
2. Po otrzymaniu pisma dyrektora archiwum uzgadniającego przepisy, dyrektor przedszkola wprowadza przepisy kancelaryjne i archiwalne do stosowania na podstawie zarządzenia.
3. Po wydaniu zarządzenia wprowadzającego przepisy w życie przez dyrektora przedszkola należy odesłać do archiwum państwowego kopie ww. zarządzenia oraz kopie wprowadzonych przepisów.

Instrukcja kancelaryjna określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w jednostce oraz reguluje postępowanie w tym zakresie z wszelką dokumentacją (jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej) niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, począwszy od wpływu lub powstania dokumentacji wewnątrz jednostki do momentu jej uznania za część dokumentacji w archiwum zakładowym lub składnicy akt.

Zakres przedmiotowy instrukcji kancelaryjnej obejmuje:
• określenie systemu kancelaryjnego oraz zdefiniowanie jednolitego rzeczowego wykazu akt,
• ustalenie podziału czynności kancelaryjnych i obiegu dokumentacji,
• zasady przyjmowania, otwierania i sprawdzania przesyłek,
• obowiązki w zakresie przeglądania i przydzielania przesyłek,
• zasady rejestrowania spraw i znakowania akt oraz zakładania i prowadzenia teczek aktowych,
• formy załatwiania spraw,
• zasady sporządzania odpisów i uwierzytelnionych kopii dokumentacji,
• zasady podpisywania pism,
• ustalenia dotyczące wysyłania pism,
• zasady przechowywania dokumentacji w komórkach organizacyjnych,
• zasady przekazywania akt spraw zakończonych do archiwum zakładowego/składnicy akt,
• ustalenia dotyczące wykorzystania narzędzi informatycznych w czynnościach kancelaryjnych
• obowiązki w zakresie postępowania z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub jej komórki organizacyjnej.

Instrukcja o organizacji i zakresie działania składnicy akt reguluje postępowanie w składnicy akt z wszelką dokumentacją spraw zakończonych, niezależnie od techniki jej wytworzenia, postaci fizycznej oraz informacji w niej zawartych, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej.
Określa organizację, zadania i zakres działania składnicy akt danej jednostki organizacyjnej oraz reguluje:
• tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych,
• sposób ich przechowywania, ewidencjonowania i zabezpieczania w archiwum,
• zasady udostępniania akt,
• wymagania dotyczące lokalu archiwum zakładowego/składnicy akt.
Zakres przedmiotowy instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt:
• personel składnicy akt,
• lokal i wyposażenie składnicy akt,
• przejmowanie dokumentacji z komórek organizacyjnych do składnicy akt,
• przechowywanie i ewidencja dokumentacji w składnicy akt,
• przeprowadzanie skontrum dokumentacji w składnicy akt,
• udostępnianie dokumentacji w składnicy akt,
• wycofywanie dokumentacji ze stanu składnicy akt,
• brakowanie dokumentacji niearchiwalnej w składnicy akt,
• kontrolę składnicy akt,
• postępowanie z aktami w przypadku reorganizacji lub likwidacji jednostki lub komórki organizacyjnej.

Jednolity rzeczowy wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej jednostki, klasyfikację dokumentacji powstającej w toku działalności jednostki oraz zawiera jej kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności jednostki organizacyjnej oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz akt służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania dokumentacji. System klasyfikacji oparty jest o dziesiętny sposób sygnowania haseł rzeczowych.
Wykaz akt jest konstruowany z zestawu klas w kolejnych rzędach podziału dziesiętnego. Każdy rząd podziału składa się z co najmniej dwóch, a maksymalnie z dziesięciu klas.
Ww. podział jest prowadzony aż do utworzenia klasy końcowej, w ramach której rejestruje się sprawy albo grupuje się dokumentację bez wymogu jej rejestracji.
Klasy końcowe oznacza się symbolem określającym kategorię archiwalną.
Klasa składa się z symbolu klasyfikacyjnego oraz hasła klasyfikacyjnego. Hasło klasyfikacyjne może zostać uszczegółowione przez określenie typu dokumentacji przyporządkowanej do tej klasy.
Symbol klasyfikacyjny w systemie dziesiętnym jest konstruowany z zestawu cyfr arabskich zapisanych w następujący sposób:
1) dla klas pierwszego rzędu jako symbol jednocyfrowy od cyfry „0” do „9”,
2) dla klas drugiego rzędu jako symbol dwucyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „00” do „99”;
3) dla klas trzeciego rzędu jako symbol trzycyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „000” do „999”;
4) dla klas czwartego rzędu jako symbol czterocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „0000” do „9999”,
5) dla klas piątego rzędu jako symbol pięciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „00000” do „99999”;
6) dla klas szóstego rzędu jako symbol sześciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „000000” do „999999”;
7) dla klas siódmego rzędu jako symbol siedmiocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „0000000” do „9999999”;
8) dla klas ósmego rzędu jako symbol ośmiocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „00000000” do „99999999”;
9) dla klas dziewiątego rzędu jako symbol dziewięciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „000000000” do „999999999”;
10) dla klas dziesiątego rzędu jako symbol dziesięciocyfrowy wyrażony zbiorem cyfr od „0000000000” do „9999999999”.
Budowa wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej i od podziału kompetencji jednostki organizacyjnej.
Każda klasa powinna być rzeczowo powiązana z klasą wyższego i niższego rzędu, a klasa niższego rzędu zawsze powinna wynikać z klasy wyższego rzędu.
W wykazie akt:
1) pierwsze cztery klasy pierwszego rzędu dotyczą klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji związanej z zarządzaniem, sprawami kadrowymi, administrowaniem środkami rzeczowymi oraz finansami;
2) piąta i następne klasy pierwszego rzędu dotyczą klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji związanej z zagadnieniami merytorycznymi, do których realizacji organ lub jednostka organizacyjna zostały utworzone.
Schemat klas pierwszego i drugiego rzędu podziału dla klas oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi od „0” do „3” wraz ze wzorem budowy wykazu akt określa załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz. U. poz. 1743).
W szczególnie uzasadnionych przypadkach, gdy wynika to ze stosowanego sposobu budowy wykazu akt, dopuszcza się inny układ klas.

 Przykładowe dokumenty:

• Instrukcja w sprawie organizacji i zakresu działania składnicy akt - propozycja dla przedszkola
• Jednolity rzeczowy wykaz akt - propozycja dla przedszkola
• Instrukcja kancelaryjna - propozycja dla przedszkola