Jak wygląda kontrola spraw kadrowych w szkole?

Kontrola zarządcza wprowadzona przepisami ustawy o finansach publicznych obejmuje wszystkie aspekty działalności jednostki, w tym sprawy kadrowe. Kontrola spraw kadrowych w szkole obejmuje przede wszystkim kontrolę poprawności funkcjonującej dokumentacji kadrowej.

Dokument kontroli

Dokument kontroli zarządczej może mieć różne nazwy, np. regulamin, instrukcja, procedury. Wprowadza się go zarządzeniem dyrektora i zobowiązuje pracowników do zapoznania się z jego zapisami.

Regulamin (procedura) powinien uwzględniać:

• zakres i zadania kontroli;
• organizację kontroli zawierającą zakres kontroli w poszczególnych obszarach działalności szkoły oraz przedmiot czynności kontrolnych;
• rodzaje dokumentów, w tym badanych pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

Zakres kontroli kadrowej

W praktyce oznacza to prowadzenie kontroli poprawności funkcjonującej dokumentacji kadrowej obejmującej np. akta osobowe pracowników, plany doskonalenia nauczycieli, dokumenty awansu zawodowego nauczycieli, dokumentację zastępstw doraźnych, regulamin pracy, regulamin funduszu świadczeń socjalnych, regulamin wynagradzania pracowników pomocniczych i obsługi.
Mechanizmy kontroli powinny stanowić odpowiedź na konkretne ryzyko. W odniesieniu do spraw kadrowych szkoły istnieje możliwość podejmowania niewłaściwych działań, np.: niewłaściwe zachęty (awanse, nagrody, premie), niewystarczające kary za nieuczciwe zachowanie lub brak konsekwencji w ich stosowaniu.
Duże ryzyko i zagrożenie poważnych strat finansowych może wystąpić w przypadku nieprzestrzegania czy pomyłek w rozliczaniu wydatków na wynagrodzenia, składek ubezpieczeniowych i podatków (zob. tabela).

Przykładowe typy ryzyka dotyczące spraw kadrowych i prowadzonej dokumentacji pracowniczej:

Nieprawidłowości w naliczaniu składek ubezpieczeniowych, podatków, dodatków służbowych wynikających ze stosunku pracy

Nieefektywne planowanie procedur i organizowanie szkoleń

Nieprawidłowości w polityce socjalnej

Nieprawidłowe i nierzetelne prowadzenie spraw pracowniczych

Niezasadne zawieranie umów-zleceń i umów o dzieło oraz nierzetelność wystawianych rachunków z tytułu tych umów

Niezasadne stosowanie godzin nadliczbowych i ponadwymiarowych

Samokontrola

Formą organizacyjną kontroli zarządczej w danym obszarze jest najczęściej samokontrola prawidłowości wykonywania własnej pracy (dokonywana samodzielnie przez księgowego, wicedyrektora, kadrowego itd.) – przeprowadzana przy pomocy arkusza samokontroli. Standardy kontroli, stanowiące załącznik do komunikatu Ministra Finansów z 16 grudnia 2009 r., zalecają przeprowadzenie co najmniej raz w roku samooceny systemu kontroli zarządczej przez osoby zarządzające i pracowników jednostki.

Kontrola dyrektora lub upoważnionego pracownika

Inną formą jest kontrola sprawowana z urzędu przez pracowników pełniących funkcje kierownicze lub kontrola prowadzona przez zespoły kontrolne powołane przez dyrektora w celu prowadzenia doraźnych kontroli. Zadania kontrolne wykonywane przez poszczególnych pracowników są określone w imiennych zakresach czynności, imiennych upoważnieniach oraz przepisach wewnętrznych danej szkoły.
Kontrola dokumentów kadrowych może być wykonana tylko przez dyrektora szkoły (oprócz samokontroli dokonywanej przez pracownika prowadzącego sprawy kadrowe). Dostęp do akt posiadają pracodawca, pracownik zajmujący się sprawami kadrowymi i pracownik – odnośnie do swoich akt osobowych, oraz instytucje kontrolujące zgodnie ze swoimi kompetencjami. Nie ma podstawy prawnej do nieograniczonego dostępu do akt osobowych innych osób.
Dokumentację kontroli zarządczej stanowią z reguły książka kontroli wewnętrznej, arkusz samokontroli i protokół kontroli. Protokół kontroli jest dowodem potwierdzającym wykonanie kontroli i powinien zawierać wszystkie stwierdzone przez kontrolujących fakty dotyczące kontrolowanego przedmiotu, w tym nieprawidłowości i uchybienia w działaniu, ich przyczyny i skutki będące podstawą do określenia zaleceń kontrolowanej działalności.