Wszystkie działania w szkole, a zwłaszcza te o charakterze kontrolnym muszą być dokładnie dokumentowane. Z uwagi na specyficzny charakter kontroli zarządczej wszelkie dokumenty z nią związane powinny być znane wszystkim pracownikom, których dotyczą. Powinny one być zgromadzone w jednym miejscu. Natomiast wyznaczony pracownik powinien mieć obowiązek ich analizy pod względem ich aktualności z punktu widzenia: aktualnych przepisów prawnych, struktury organizacyjnej szkoły/placówki, sprawności realizowanych zadań. Cała dokumentacja kontroli zarządczej powinna być logiczna, spójna i komplementarna. Spójność można zachować poprzez nieprzepisywanie jednych regulacji w drugie, lecz czytelne wskazanie, że w danej kwestii zastosowanie mają regulacje określone np. w zarządzeniu nr …. z dnia … w sprawie ….. Albo: są uregulowane w problematyce dotyczącej …………………. Z tego też względu należy w szkole opracować rejestr obowiązujących przepisów (regulacji) wewnętrznych oraz przygotować dokładną bazę danych umożliwiającą pobranie dowolnej procedury (regulacji) praktycznie w każdej chwili. Należy również stworzyć czytelny i prosty system pozwalający na odnotowywanie uwag pracowników dotyczących konkretnych regulacji – np. anonimowa skrzynka postulatów i uwag wystawiona w pokoju nauczycielskim lub w bibliotece szkolnej.
Przykładowym i niezwykle ważnym dokumentem kontroli zarządczej jest ewidencja druków ścisłego zarachowania. Praktycznie każdy istotny dokument szkolny powinien być rejestrowany, a tzw. druki ścisłego zarachowania szczególnie. Z tych też względów ważnym krokiem ewidencyjnym jest bardzo skrupulatne prowadzenie rejestru tych druków (dokumentów). Przykład takiego praktycznego rejestru stanowi Ewidencja druków ścisłego zarachowania. W zasadzie stanowi on wykaz wszystkich niezbędnych informacji pozwalających na prowadzenie racjonalnej gospodarki tymi niezwykle ważnymi dokumentami. W prawidłowym usystematyzowaniu kwestii dokumentacji pomocna może okazać się Lista kontrolna nr C1. Zawiera ona 17 podstawowych pytań, odpowiedzi na które pozwolą „ogarnąć” dyrektorowi szkoły lub placówki zagadnienia związane z niełatwą kwestią dokumentacyjną. Poruszane w niej są takie tematy, jak: spójność prowadzonej dokumentacji, dostępność ważnych dokumentów dla pracowników szkoły, odpowiedzialność za system dokumentacyjny, aktualizacja istniejących i funkcjonujących dokumentów, przetwarzanie danych, komplementarność procedur, instrukcji i dokumentów, itp. Jak z powyższego wynika, lista ta ujmuje praktycznie całość tego złożonego zagadnienia, dlatego też warta jest polecenia. Oczywiście cały czas można ją modyfikować.
 

• Lista kontrolna C1

  

  Data: 2011/08/05

• Ewidencja druków ścisłego zarachowania

  

  Data: 2011/08/05

Aby mieć pewność, a jeśli nie pewność, to przynajmniej uzasadnione przekonanie, że wykonywanie wszelkich zadań w szkole lub placówce oświatowej jest wystarczająco skuteczne, oszczędne i efektywne (zgodnie z celami kontroli zarządczej) – niezbędny jest właściwy nadzór nad ich realizacją. Należy jednak pamiętać, że nadzór nie jest jedynym elementem kontroli zarządczej, ale wiąże się również z odpowiedzialnością osoby nadzorującej za błędy lub zaniechania nadzorowanego przez siebie pracownika! Patrz: zgodnie z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości określonych ustawą. Obszary sprawowanego nadzoru można przykładowo pogrupować w następujący sposób:

• Zgodność działalności z prawem oraz przyjętymi procedurami (kontrola w ramach nadzoru pedagogicznego).
• Skuteczność i efektywność działań (ewaluacji wybranych obszarów).
• Wiarygodność sprawozdań (kontrola dokumentów, analiza realizacji programu i planu nauczania oraz podstawy programowej).
• Ochrona zasobów (zasady bezpieczeństwa i archiwizacji).
• Przestrzeganie i promowanie zasad etycznego postępowania (Kodeks etyczny szkoły).
• Efektywność i skuteczność przepływu informacji (plan nadzoru pedagogicznego, sprawozdawczość, doskonalenie).
• Zarządzanie ryzykiem (obszary wrażliwe).
   

• Lista kontrolna C2

  

  Data: 2011/08/05

• Harmonogram działań kontrolnych

  

  Data: 2011/08/05

• Procedura kontroli dokumentacji

  

  Data: 2011/08/05

Mając szczególnie na względzie fakt, że szkoła jest szczególną instytucją, dlatego dyrektor jest zobowiązany do zapewnienia ciągłości jej prawidłowego funkcjonowania w trakcie roku szkolnego we wszystkich kluczowych obszarach. Ciągłość działalności opiera się głównie na kluczowej kadrze pedagogicznej oraz administracyjno-obsługowej. W związku z tym standard ten ma na celu zagwarantowanie utrzymania ciągłości wykonywania zadań przez pracowników o odpowiednim poziomie kwalifikacji i doświadczenia.
Pierwszym obszarem działań jest przyjęcie takich rozwiązań, które w miarę zapewnią, że kluczowi pracownicy zatrudnieni w szkole lub placówce nie odejdą z pracy oraz pozwolą na efektywne zastępstwa kluczowych pracowników podczas ich nieobecności tak losowej, jak i planowanej.
 

• Wykaz potencjalnych zastępstw

  

  Data: 2011/08/05

• Lista kontrolna C3

  

  Data: 2011/08/05

Każdy dyrektor wie doskonale, co to znaczy odpowiedzialność za powierzone mienie, zwłaszcza odpowiedzialność materialna. W zasadzie z praktycznego punktu widzenia założenia w tym zakresie służą prawidłowemu zabezpieczeniu szkoły przed jakąkolwiek utratą mienia już posiadanego na tzw. stanie. Wynikają z niego szczególne zasady gospodarowania zarówno mieniem ruchomym, jak i nieruchomym. Dlatego należy wdrożyć procedury ograniczające dostęp do zasobów osobom niebędącym pracownikami. Należy zrezygnować z zasady nieograniczonego dostępu do zasobów szkoły bez uzasadnionej potrzeby. Nie może być tak, że każdy wchodzi gdzie chce, kiedy chce i bierze co chce. Należy również obowiązkowo wprowadzić zasady indywidualnej odpowiedzialności majątkowej za powierzone mienie. Jest kilka dosyć prostych propozycji w tym zakresie, ale aby one przyniosły zakładany skutek pozytywny, trzeba je wprowadzić w szkole z żelazną konsekwencją. Na początku napotkamy pewien opór, jak zawsze przy wprowadzaniu zmiany, ale później wszystko się unormuje i wszyscy (nawet początkowi oponenci) docenią jednoznaczne pozytywy takiego działania.

• Lista kontrolna C4

  

  Data: 2011/08/05

Chyba każdy doskonale wie, co to znaczy odpowiedzialność finansowa, a zwłaszcza odpowiedzialność za środki finansowe powierzone, czyli takie, które de facto nie są naszą własnością. O ile w przypadku finansów prywatnych można sobie pozwolić na pewną (w rozsądnych granicach) nonszalancję, to w przypadku finansów publicznych należy zadbać o to, aby każda przysłowiowa złotówka została rozdysponowana w sposób celowy, rozsądny i zgodny z przeznaczeniem. Przekonał się o tym każdy, kto kiedykolwiek najpierw musiał zaplanować, a następnie się rozliczyć z wykorzystania środków w ramach projektów unijnych. Każda taka operacja finansowa musi być dokładnie ewidencjonowana i szczegółowo dokumentowana. Dlatego też procedura podejmowania decyzji finansowych i związanych z nimi dokumentów podlega zupełnie innym regułom. Każdy kto dokładnie przeanalizuje zapisy i wymagania związane z tym standardem dojdzie do wniosku, że standard ten odpowiada czterem dotychczasowym standardom kontroli finansowej (11, 12, 13, 14).

• Lista kontrolna C5

  

  Data: 2011/08/05

• Protokół kontroli kasy

  

  Data: 2011/08/05

Automatyzacja, a zwłaszcza informatyzacja naszego życia codziennego postępuje w zastraszającym tempie i obejmuje coraz większe jego obszary. Ten nieunikniony proces cywilizacyjny nie ominął również i szkoły, czego przykładem są: systemy księgowania elektronicznego, zarządzanie kadrami, system operacyjny sekretariat, przykładowy program biblioteczny, np. „mol”, stosowanie poczty elektronicznej czy ostatnio coraz powszechniejszy „dziennik elektroniczny”, który znalazł również swoje usankcjonowanie prawne. Z tych też między innymi względów merytoryczne zapisy tego standardu mają charakter już oczywisty i w wielu szkołach lub placówkach określone przedsięwzięcia w tym zakresie zostały już dawno podjęte. Samo życie nas do tego zmobilizowało.

• Lista kontrolna C6

  

  Data: 2011/08/05