W tym przypadku niezwykle istotny jest mechanizm bieżącego kontrolowania pracy wykonywanej przez pracowników oraz adekwatne reagowanie dyrektora lub inne osoby kontrolujące na wszystkie sytuacje, które mają miejsce w trakcie realizacji zadań (zwłaszcza przy zagrożeniu realizacji zadania, a nawet nieosiągnięcia założonego celu/celów). Bieżące dokumentowanie czynności wynikających z obowiązku monitorowania może polegać na raportowaniu stanu realizacji poszczególnych zadań. Jest to szczególnie pomocne przy określeniu przyczyn pojawienia się negatywnych skutków ich wykonania. Realizacja tego standardu w szkole odbywa się w praktyce podczas wykonywania bieżących obowiązków dyrektora szkoły, a zwłaszcza poprzez właściwe sprawowanie nowego nadzoru pedagogicznego w placówce. Zgodnie z obowiązującymi wymogami prawnymi w tym względzie w każdej szkole powinien funkcjonować mechanizm monitorowania realizacji podstawy programowej, analiza realizacji opracowanego planu nauczania (praktycznie po każdym roku realizacyjnym, a w zasadzie nie rzadziej niż raz w semestrze, a w niektórych przypadkach nawet co miesiąc – jest to uzasadnione zasadą elastycznego planowania i nanoszenia zmian wynikających z refleksji realizacyjnych), ewaluacja wybranych obszarów pracy szkoły. Wykaz ten należy tylko uzupełnić o mechanizm właściwego nadzoru finansowego. Ponieważ w przypadku kontroli zarządczej musimy uwzględnić jeszcze inne elementy, warto skorzystać z podpowiedzi 15 pytań zawartych w przykładowej Liście kontrolnej nr E1. Stanowią one w sumie swoistą kwintesencję całego monitorowania, co w uzupełnieniu o treść wcześniejszego komentarza daje nam praktycznie obraz całości w przedmiotowym zakresie.

• Lista kontrolna E1

  

  Data: 2011/08/05

Każda osoba sprawująca jakąkolwiek funkcję kierowniczą doskonale wie, że co jakiś czas należy sobie samemu odpowiedzieć na pytanie jak w rzeczywistości wygląda dane zagadnienie, czy problem? Robi się to po to, aby poprawić to, co jest możliwe do poprawienia. Temu często służą przeprowadzane kontrole wewnętrzne. Podobnie jest i z kontrolą zarządczą. Dlatego w oparciu o zapisy tego standardu przynajmniej raz w roku dyrektor szkoły jest zobowiązany do przeprowadzenia samooceny systemu kontroli zarządczej. Wykorzystuje się w tym celu specjalnie opracowane narzędzia i zestawienia. Typowym jest tzw. arkusz samooceny. Opracowuje się go w bardzo prosty sposób, ale jest on niezwykle pomocny w procesie samooceny. Zaprezentowany przykładowy Arkusz samooceny systemu kontroli zarządczej w szkole stanowi zbiór informacji z poszczególnych zakresów pozwalających dyrektorowi jednoznacznie ocenić jak wygląda aktualnie sprawa kontroli zarządczej (a w praktyce funkcjonowania całej placówki) w wybranym zakresie lub w całości. Podobnie sprawa wygląda z ewaluacją wewnętrzną. Albo decydujemy się na całościową, albo w danym okresie (najczęściej jest to rok szkolny) wybieramy określony problem czy obszar i z tego obszaru zbieramy niezbędne informacje oraz dokonujemy uprawnionej oceny. Identycznie sprawa wygląda w przypadku kontroli zarządczej. Podpowiedź mogą stanowić tutaj (tak jak poprzednio) pytania zgromadzone w Liście kontrolnej nr E2. Jednak w tym przypadku nie można tymi pytaniami posługiwać się w sposób bezkrytyczny. Przykładowo pytania o numerach: 13 i 15 mogą zostać pominięte, gdyż w przypadku szkoły do dokonywania samooceny każdy jest przygotowany, gdyż jest ona realizowana od lat, a ostatnio także w formie autoewaluacji. Ale gdyby dyrektor chciał wprowadzić nowe ujednolicone zasady, to wówczas takie pytania zyskują swój sens. Ma to bezpośredni związek z pytaniem nr 10 oraz nr 12. Ale ponieważ taką listę można modyfikować, to sami możemy nadać jej kształt dla nas najbardziej przydatny.

• Lista kontrolna E2

  

  Data: 2011/08/05

• Arkusze samooceny

  

  Data: 2011/08/05

Praktycznie przy każdych znormalizowanych procedurach istnieje funkcja audytu wewnętrznego. Jest to ogląd sytuacji przygotowujący z reguły do oglądu, czy inaczej audytu zewnętrznego. Wydawałoby się, że nic prostszego – jedynym problemem jest osoba audytora, która powinna mieć odpowiednie przygotowanie w tym względzie – a to niestety kosztuje i to wcale nie tak mało. Natomiast obowiązek audytu wewnętrznego mają te jednostki, w których kwota przychodów/dochodów lub rozchodów/wydatków przekroczy wysokość 40.000.000 zł. Znaczy to tyle, że szkoły i placówki są zwolnione z tego obowiązku. Ale pamiętajmy, że absolutnie nie zwalnia to dyrektora z obowiązku systematycznego monitorowania realizacji kontroli zarządczej w swojej placówce!
Gdyby któryś z dyrektorów chciał taki audyt u siebie przeprowadzić, to ma do dyspozycji niezwykle cenne wskazówki w formie konkretnych pytań w Liście kontrolnej nr E3.
 

• Lista kontrolna E3

  

  Data: 2011/08/05

Jest to ostatni ze standardów, który niejako domyka cały system oceny funkcjonowania kontroli zarządczej. Po dokładnej analizie wyników monitoringu, kontroli i oceny dyrektor powinien odpowiednio zareagować, czyli wyeliminować/zmienić/wdrożyć odpowiednie mechanizmy, w zależności od wyniku przeprowadzonej analizy. Reakcja dyrektora ma służyć realizacji założonych celów i podjętych przez szkołę zadań. Efektem tych działań jest nowy stan, w którym dyrektor może stwierdzić, że uzyskał zapewnienie o stanie kontroli zarządczej. Obowiązku składania oświadczenia o stanie kontroli zarządczej ustawa nie nakłada na kierowników jednostek podsektora samorządowego. Jednak informacja taka powinna być przygotowana przez dyrektora szkoły, ponieważ stanowi to sposób udokumentowania stanu kontroli zarządczej w szkole/placówce. Informacja taka może być podsumowaniem sprawowanego nadzoru pedagogicznego, realizacji planu finansowego, stanu majątku szkoły. W informacji należy również uwzględnić dane dotyczące przepływu informacji i dokumentów. Należy jednak mieć świadomość tego, że jeżeli przełożony z organu prowadzącego zażyczy sobie takiej informacji, to dyrektor jest zobowiązany mu ją przedstawić. Przy pracy nad tym dokumentem można się kierować podpowiedziami, a w zasadzie odpowiedziami zawartymi w Liście kontrolnej nr E4. Zwracają one uwagę na istotny argument, jakim jest źródło informacji i wynikającego z niej zapewnienia, czyli wiedzy uogólnionej. Następnie jest mowa o kwestiach dokumentacyjnych, czyli o oświadczeniu, aż wreszcie o procedurach i sposobie udostępniania owej wiedzy.

• Lista kontrolna E4

  

  Data: 2011/08/05