Treści merytoryczne tego zagadnienia dotyczą w praktyce poszukiwania i pozyskiwania wszelkiego rodzaju aktualnych informacji dotyczących, w pierwszej kolejności zmieniającego się prawa – zwłaszcza oświatowego, ale nie tylko, również najnowszej wiedzy o charakterze merytorycznym z różnego rodzaju źródeł zewnętrznych. Informacje te powinny być niezbędne do prawidłowego realizowania zadań przez szkołę jako całość organizacyjną, jak również przez każdego z pracowników z osobna. Ważne jest, aby odpowiedzieć sobie szczerze na następujące pytanie: Jakie informacje i dokumenty są niezbędne każdej komórce organizacyjnej oraz każdemu pracownikowi do właściwego wykonywania jego (jej) zadań? W praktyce wymóg zapewnienia bieżącej informacji może być spełniony w szkole poprzez:

• udostępnianie kanałów RSS (informacje pobierane z serwerów agencji prasowych),
• dostęp do jednolitych lub ujednoliconych tekstów aktów prawnych (zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej oraz online),
• wykorzystanie newsletterów (informacji przesyłanych przez różne portale fachowe),
• dobre funkcjonowanie poczty elektronicznej (każdy z pracowników powinien posiadać „służbowy” adres e-mail),
• system wewnętrznej komunikacji typu offline,
• udział w naradach i konferencjach,
• udział w szkoleniach doskonalących,
• aktywny i zarazem efektywny udział w szkoleniowych posiedzeniach rady pedagogicznej,
• WDN, zespoły samokształceniowe nauczycieli (zwłaszcza zespoły przedmiotowe).

Zwróćmy uwagę na fakt, że mimo iż prezentowane treści są niemal oczywiste, to i tak zawsze istnieje niebezpieczeństwo pominięcia jakiegoś istotnego elementu. Dlatego też warto od czasu do czasu sprawdzać, czy: ja jako dyrektor mam zawsze nieskrępowany dostęp do wszelkich niezbędnych mi informacji, czy moi nauczyciele mają stały dostęp do informacji niezbędnych do prawidłowego wykonywania przez nich ich podstawowych obowiązków, czy zorganizowany w szkole system informacyjny zapewnia w każdym czasie prawidłową wymianę informacji, czy przekazywane informacje są prawidłowo rozumiane przez ich odbiorców, czy forma i terminowość przekazu informacyjnego jest właściwa, czy wszyscy otrzymują aktualne informacje o najnowszych zmianach obowiązującego prawa – co jest jednym z podstawowych obowiązków dyrektora wynikających również z nadzoru pedagogicznego, itp. Należy zauważyć, że te wszystkie elementy muszą być jednak usystematyzowane. Taką właśnie systematykę wprowadza Lista kontrolna nr D1. To przy jej pomocy dyrektor odpowiadając sobie (twierdząco lub przecząco) na poszczególne pytania, może z powodzeniem śledzić prawidłowość funkcjonowania systemu informacji w szkole, zaczynając właśnie od dostępu do ważnych i istotnych poprzez system przekazu i odbioru, aż do informacji prawnych.
 

• Lista kontrolna D1

  

  Data: 2011/08/05

O ile w poprzedniej grupie „środek ciężkości” tak działań, jak i ich celu był skoncentrowany na pozyskaniu niezbędnych informacji o charakterze merytoryczno-prawnym pozwalających prawidłowo zarządzać placówką oraz właściwie wykonywać swoje zadania i obowiązki przez wszystkich jej pracowników, tak tutaj koncentracja działań jest skierowana na sprawny przepływ już pozyskanych informacji do poszczególnych jednostek organizacyjnych i konkretnych osób. Ważne jest, aby to odbywało się bez zbędnej zwłoki i niepotrzebnych (nieuzasadnionych przestojów dokumentacyjnych). Określony tu jest obowiązek sprawnego i bez zbędnej zwłoko przekazywania informacji potrzebnych (a niejednokrotnie niezbędnych) do prawidłowego wykonywania przez poszczególnych pracowników (lub określone grupy pracowników) powierzonych im zadań w celu osiągnięcia założonych celów i efektów.
Zbudowanie sprawnego systemu, który umożliwi każdemu pracownikowi otrzymanie wszystkich niezbędnych informacji i dokumentów jest dla szkoły fundamentalne. Efektem tego będzie właściwe wykorzystanie czasu pracy, co pozwoli na szybszą realizację danego zadania przy optymalnej ilości pracowników. System komunikacji powinien określać „drogę” każdego ze stosowanych w szkole dokumentów oraz osoby odpowiedzialne za ich przechowywanie i przekazywanie. Oryginały dokumentów powinny być odpowiednio przechowywane i zabezpieczone (zwłaszcza faktury, umowy, rachunki, zakresy czynności, oceny, arkusze, zarządzenia, decyzje – wyjątkowo o charakterze administracyjnym, itp.).

• Lista kontrolna D2

  

  Data: 2011/08/05

• Instrukcja kancelaryjna

  

  Data: 2011/08/05

Tak jak w przypadku komunikowania wewnątrz szkoły należy również bezwzględnie ustalić precyzyjne i czytelne zarazem zasady komunikowania ze wszystkimi podmiotami zewnętrznymi, czyli innymi słowy zbudować sprawny system komunikowania zewnętrznego. Ma to bardzo istotne znaczenie chociażby dla budowania właściwego wizerunku szkoły lub placówki w otoczeniu. Może to mieć również wpływ na dalsze jej funkcjonowanie w obecnej formule – promocja, nabór, środki finansowe, sponsoring, sukcesy, najlepsza kadra.
A oto kilka propozycji w tym względzie:

• Należy stworzyć listę informacji wpływających i wypływających ze szkoły o charakterze stałym – cyklicznym (sprawozdania, raporty, wnioski, opinie…).
• Opracowanie zasad przygotowywania i ekspedycji pism wychodzących – oddzielnie pism o charakterze finansowym i majątkowo-budżetowym, oddzielnie pism o charakterze formalno-prawnym, oddzielnie o charakterze czysto merytorycznym i oddzielnie pozostałych pism (właściwe stosowanie pieczęci, podpisy właściwych osób).
• Do wszystkich kontaktów zewnętrznych należy wyznaczyć jak najwęższe źródło przekazywania określonych informacji – najlepiej wyznaczyć jedną osobę (poza dyrektorem) – pozwoli to na uniknięcie sytuacji, w której przekazuje się odmienne informacje (lub informacje zastrzeżone) z kilku źródeł w szkole.
• Dokładnie ewidencjonować informacje wychodzące.

Tak jak poprzednio prezentujemy bardzo prosty i wystarczająco precyzyjny mechanizm wsparcia dyrektora w postaci podpowiedzi ułożonych w formie 19 wstępnych pytań, które można sukcesywnie modyfikować i dodawać nowe w miarę pojawiających się potrzeb (Lista kontrolna D3). Lita ta zwraca uwagę na kontakty z podmiotami zewnętrznymi ze szczególnym uwzględnieniem rodziców i organu prowadzącego oraz niezwykle istotnego i drażliwego prowadzenia postępowania skargowego. Radzę każdemu, aby wyjątkowo starannie przeanalizował te kwestie.
 

• Lista kontrolna D3

  

  Data: 2011/08/05