Dnia 31 sierpnia 2023 r. nauczycielka przechodzi na emeryturę. Pracuje nieprzerwanie w tej samej szkole od 1987 r. W okresie od 1 września 1988 r. do 31 sierpnia 1989 r. i od 17 września 1992 r. do 31 sierpnia 1993 r. przebywała na urlopie wychowawczym i jednocześnie była zatrudniona na 1/2 etatu, na odrębne umowy. Niestety, ówczesny dyrektor nie wystawił jej świadectwa pracy za te odrębne umowy, są jednak dokumenty w archiwum potwierdzające zawarcie umów. Jak teraz ująć te okresy zatrudnienia w zgłoszeniu do ZUS-u? Jak z tej sytuacji wybrnąć dla dobra tej nauczycielki?

Zgodnie z art. 125 ust. 1 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2022 r., poz. 504) pracodawca jest zobowiązany do wydawania pracownikowi lub organowi rentowemu zaświadczeń niezbędnych do ustalenia prawa do świadczeń i ich wysokości. Pracodawca powinien wystawić zaświadczenie na podstawie posiadanych przez niego informacji również dla byłego pracownika z uwagi na fakt, że wydanie zaświadczenia jest wykonaniem obowiązku wynikającego ze stosunku pracy. W świetle przepisu § 21 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 11 października 2011 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe (Dz.U. z 2011 r., poz. 237, poz. 1412) środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu oraz uposażenia przyjmowanego do ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty są zaświadczenia pracodawcy lub innego płatnika składek, legitymacja ubezpieczeniowa lub inny dokument, na podstawie, którego można ustalić wysokość wynagrodzenia, dochodu, przychodu lub uposażenia.

Podstawowym dokumentem, który potwierdza okres zatrudnienia jest świadectwo pracy. Jednakże należy zwrócić uwagę na dwie kwestie. Po pierwsze przepisy prawa pracy nie określają, że jedynym dokumentem, jakim pracownik może potwierdzać okresy zatrudnienia to świadectwo pracy. Okres zatrudnienia może zostać wykazany różnymi dokumentami, np. zaświadczenie płatnika składek, legitymacja ubezpieczeniowa, umowy potwierdzające zakończone okresy zatrudnienia.

Po drugie świadectwo pracy jest wystawiane przez pracodawcę i jego celem jest udokumentowanie dla podmiotów trzecich faktu i przebiegu zatrudnienia u tego pracodawcy. Świadectwo pracy jest dokumentem prywatnym zawierającym oświadczenie wiedzy pracodawcy i jest wyłączenie dowodem tego, że pracodawca podpisał oświadczenie stanowiące treść tego świadectwa. Informacje zawarte w treści świadectwa pracy służą przede wszystkim kolejnemu pracodawcy do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz uprawnień z ubezpieczenia społecznego. Co oznacza, że pracodawca przygotowując zaświadczenie dla organu rentowego jakim jest ZUS nie musi się posiłkować świadectwem pracy w sytuacji, w której dany pracownik był u niego zatrudniony w ramach więcej niż jednego stosunku pracy. Jako, że świadectwo pracy jest tylko oświadczeniem wiedzy pracodawcy, to w przypadku, w którym istnieją inne dokumenty potwierdzające fakt zatrudnienia, co tym samym dowodzi, że pracodawca ma taką wiedzę, pracodawca może wypełnić odpowiednio druki dla ZUS potwierdzając zatrudnienia dla okresu, o którym mowa w pytaniu. Niedopełnienie przez pracodawcę obowiązku wystawienia świadectwa pracy nie stanowi przeszkody w wydaniu oświadczenia wiedzy w formie dokumentacji kierowanej do ZUS o istnieniu w danych okresach stosunku pracy.