Rada Rodziców szkoły chciałaby stworzyć i sprzedawać kalendarze z wizerunkiem nauczycieli i uczniów. Jakie dokumenty i zgody Rada Rodziców musi przygotować i zebrać, aby było to zgodne z prawem? Czy musimy przestrzegać jakiejkolwiek procedur i jak powinna być sformułowana zgoda na stworzenie kalendarza?

Na podstawie art. 81 ustawy z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2022 r., poz. 2509), rozpowszechnianie wizerunku wymaga zezwolenia osoby na nim przedstawionej oraz zgody rodzica niepełnoletniego ucznia. W braku wyraźnego zastrzeżenia zezwolenie nie jest wymagane, jeżeli osoba ta otrzymała umówioną zapłatę za pozowanie; należałoby więc uzgodnić z nauczycielami i rodzicami uczniów, czy przysługuje im oplata za rozpowszechnianie wizerunku. Bez zgody rozpowszechnianie wizerunku jest dopuszczalne w przypadku zdjęć grupowych, gdy niektóre osoby nie są prezentowane na tle innych (art. 81 ust. 2 pkt 2 ww. ustawy) oraz jednocześnie na tle przedstawionych niżej dalszych regulacji niemożliwa jest identyfikacja tych osób.

Wizerunek należy ponadto traktować jako daną osobową, gdy możliwe jest ustalenie tożsamości nauczycieli i uczniów, np. gdy zdjęcia są aktualne lub będą zamieszczone dodatkowe informacje pozwalające ustalić tożsamość przedstawianych osób, zgodnie z art. 4 pkt 1 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. U. UE. L. Nr 119, s. 1). Wówczas należy dodatkowo pobrać zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu zamieszczenia w kalendarzu oaz poinformować o możliwości jej cofnięcia, w tym wycofać kalendarze lub wizerunki poszczególnych osób po cofnięciu zgody (art. 7 RODO), a także wywiązać się z obowiązku informacyjnego (art. 13 RODO).