W jakich przypadkach szkołę obowiązują przepisy o zamówieniach publicznych? Na jakiej podstawie szkoła jako zamawiający ma ustalić wartości zamówienia?

W jakich przypadkach szkołę obowiązują przepisy o zamówieniach publicznych? Na jakiej podstawie szkoła jako zamawiający ma ustalić wartości zamówienia?

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo zamówień publicznych każda placówka szkolna – zwana również „zamawiającym” – jest zobowiązana do stosowania regulacji w niej określonych. Wynika to przede wszystkim z art. 44 ust. 4 ustawy o finansach publicznych, która stanowi, że jednostki sektora finansów publicznych są zobowiązane do stosowania przepisów o zamówieniach publicznych.

Nieprzekroczenie progu 14 tys. euro zamówień nie zwalania całkowicie z ustawowego obowiązku

Zamówieniem publicznym są odpłatne umowy zawierane z wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy albo roboty budowlane. W sytuacji, gdy wartość zamówienia jest równa lub przekracza kwotę 59 148,60 zł netto (na podstawie obowiązującego od 1 stycznia 2014 r. kurs złotego w stosunku do euro: 4,2249 zł/euro), szkoła zobowiązana jest do stosowania przepisów ustawy.

Jednocześnie ustawa przewiduje brak obowiązku jej stosowania w przypadku zamówień o wartości nieprzekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 14 tys. euro. Należy jednak podkreślić, że możliwość niestosowania unormowań ustawy dla zamówień o wartości poniżej 14 tys. euro nie oznacza całkowitego zwolnienia z jej stosowania.

Aby zamawiający mógł stwierdzić, że nie jest zobligowany do stosowania regulacji ustawowych ze względu na próg 14 tys. euro, jest zobowiązany uprzednio dokonać szacowania wartości zamówienia, właśnie przy wykorzystaniu przepisów ustawy.

Podsumowując, w sytuacji gdy wartość zamówienia nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości 14 tys. euro, zamówienia można dokonać bez stosowania regulacji ustawowych. Takie zamówienie powinno zostać udzielone według procedur, które obowiązują w danej placówce, przy zachowaniu zasad wynikających z art. 44 ust. 3 ustawy o finansach publicznych.

Szacowanie wartości zamówienia zależy od typu zamówienia

Zgodnie z ustawą, szacowanie wartości zamówienia różni się sposobem ze względu na typ zamówienia. Inaczej są szacowane zamówienia dotyczące dostaw lub usług, inaczej – robót budowlanych.

Zasady szacowania wartości robót budowlanych

Wartość robót budowlanych powinna być szacowana na podstawie albo:

- kosztorysu inwestorskiego albo planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym – jeśli przedmiotem zamówienia jest wykonanie samych robót budowlanych;
- planowanych kosztów prac projektowych oraz planowanych kosztów robót budowlanych określonych w programie funkcjonalno-użytkowym – jeśli przedmiotem zamówienia jest zaprojektowanie, a następnie wykonanie robót budowlanych.
Zasady szacowania wartości dostaw lub usług

Przy szacowaniu wartości zamówień, których przedmiotem są dostawy albo usługi, zamawiający powinien wziąć pod uwagę wszelkie okoliczności mające wpływ na wynagrodzenie potencjalnego wykonawcy w związku z zakresem zamówienia i okresem jego realizacji. Istotne jest to, że wartość zamówienia zawsze jest wyrażana w kwocie netto.

Jak ustalić, czy w danym przypadku mamy do czynienia z jednym zamówieniem, czy z odrębnymi zamówieniami?

Przy ustalaniu wartości zamówień na usługi lub dostawy najwięcej problemów zamawiającym sprawia zakwalifikowanie danego zakresu zamówienia – czy zamówienie zsumować z innym zakresem, czy potraktować je jako odrębne zamówienie.

Zamawiający nie może dzielić zamówienia na części w celu ominięcia stosowania przepisów ustawy.

Szkoła powinna stosować się do zasad wyrażonych w opinii Urzędu Zamówień Publicznych, zgodnie z którymi jeśli dane zamówienie będzie:

obejmowało dostawy, usługi albo roboty budowlane tego samego rodzaju nabywane w takim samym celu – tzw. tożsamość przedmiotowa;
możliwe do wykonania przez jednego z potencjalnych wykonawców – tzw. tożsamość podmiotowa;
możliwe do udzielenia lub zrealizowania w tym samym czasie – tzw. tożsamość czasowa;
to powinno zostać udzielone w procedurze jak dla całkowitej wartości danego zakresu zamówienia.

Powyższe oznacza z jednej strony, że szkoła jest zobowiązana do oszacowania łącznej wartości zakresów zamówień tego samego rodzaju a następnie do udzielenia zamówienia według procedury właściwej dla ustalonej łącznej wartości tych zakresów. Z drugiej strony, jeśli nie występuje choćby jedna z ww. tożsamości, zamawiający ma możliwość udzielenia zamówienia według przepisów jak dla wartości danego zakresu przedmiotu zamówienia.

Szkoła w pierwszym kwartale roku udzieliła zamówienia wykonawcy na dostawę 10 sztuk zestawów komputerowych. W trzecim kwartale szkoła otrzymała środki finansowe na zakup kolejnych 5 sztuk. W takiej sytuacji szkoła nie ma obowiązku sumowania obu wartości tych zamówień i może udzielić ich zgodnie z przepisami ustawy właściwymi dla wartości odpowiadającej wartości każdego z zamówień odrębnie, ponieważ przy udzielaniu pierwszego zamówienia nie można było przewidzieć otrzymania dodatkowych środków finansowych – nie zachodzi przesłanka tożsamości czasowej.

Szkoła zamierza udzielić zamówienia na 10 sztuk zestawów komputerowych, jednak w międzyczasie otrzymuje środki finansowe na zakup dodatkowych 5 sztuk. W takim przypadku szkoła jest zobowiązana do zsumowania wartości obu zakresów i udzielenia zamówienia jednego albo zamówień częściowych, ale w każdym przypadku według przepisów właściwych dla łącznej wartości tych zamówień.

Zamówienia powtarzające się okresowo

Odmiennie uregulowano sytuację zamówień powtarzających się okresowo. Zamówienia takie oznaczają dostawy albo usługi tego samego rodzaju, których nie ma możliwości zrealizowania poprzez jednokrotne działanie potencjalnego wykonawcy, czyli czynności wykonawcy realizującego zamówienie muszą się powtarzać w określonych odstępach, np.:

-usługa sprzątania obiektu lub terenu zielonego,
- usługa ochrony obiektu,
- dostawa artykułów spożywczych,
- dostawa prasy.

Zasady szacowania wartości zamówień powtarzających się okresowo

Szacowania zamówień powtarzających się okresowo dokonuje się w oparciu o zsumowane wartości zamówień tego samego rodzaju, które albo:

zostały udzielone w poprzednich 12 miesiącach albo w poprzednim roku budżetowym (przy uwzględnieniu zmian ilościowych i wskaźnika inflacji);
zostaną udzielone w następnych 12 miesiącach po pierwszej dostawie lub usłudze.

Jakie należy zastosować przepisy przy zamówieniach o łącznym typie przedmiotu?

Dodatkowo należy wspomnieć o możliwości wystąpienia łącznych typów przedmiotu zamówienia. Jeśli zakres zamówienia dotyczy jednocześnie:

dostaw i usług albo robót budowlanych i usług – do udzielenia zamówienia stosuje się przepisy ustawy dotyczące tego typu zamówienia, którego udział wartościowy w całości zamówienia jest największy;
robót budowlanym i dostaw niezbędnych do ich wykonania – do udzielenia zamówienia zastosowanie mają przepisy ustawy dotyczące robót budowlanych,
dostaw wraz z rozmieszczeniem lub instalacją dostarczanych produktów – do udzielenia zamówienia stosuje się przepisy ustawy dotyczące dostaw,
usług i robót budowlanych niezbędnych do wykonania usługi – do udzielenia zamówienia stosuje się przepisy ustawy dotyczące usług.

Termin ustalenia wartości zamówienia zależy od typu zamówienia

Należy pamiętać o terminie dokonywania ustalenia wartości szacunkowej zamówień. Wartość zamówienia, której zakresem są dostawy albo usługi, określa się nie wcześniej niż 3 miesiące przed dniem wszczęcia postępowania. Natomiast jeśli zakresem są roboty budowlane, wartość musi zostać określona nie wcześniej niż 6 miesięcy przed wszczęciem stosownej procedury.

Źródło pochodzenia środków nie wpływa na zasady ustalania wartości zamówienia

Dla ustalenia wartości zamówienia, a tym samym określenia procedury udzielenia zamówienia, nie ma znaczenia źródło pochodzenia środków finansowych. Oznacza to, że w sytuacji otrzymania dofinansowania ze środków pochodzących z Unii Europejskiej, należy je zsumować ze środkami krajowymi i udzielić zamówienia według przepisów odpowiednich dla wartości łącznej.