Czy można lub trzeba zrobić podział w aktach osobowych pracownika zatrudnionego przed 2019 r.? Czy urlop okolicznościowy oraz bezpłatny trzeba wpinać do akt, czy do ewidencji czasu pracy?

Zgodnie z § 20 ust. 1 i 2 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r., poz. 2369 z późn. zm.) dokumentację w aktach osobowych dotyczącą pracownika zatrudnionego przed 2019 r.:

1) od 1.01.2019 r. należy prowadzić według podziału na części od A do obecnie E, zgodnie z § 3 i 4 ww. rozporządzenia w odniesieniu do dokumentacji gromadzonej po dniu 31 grudnia 2018 r., a wcześniejszą dokumentację można pozostawić według podziału na części A-C zgodnie z § 6 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz. U. z 2017 r., poz. 894 z późn. zm.);

2) dokumentację zgromadzoną przed 1 stycznia 2019 r. można także ułożyć według wymogów § 3 i 4 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, czyli uporządkować całość według obecnych zasad w częściach od A do E, natomiast nie jest to obowiązkowe.

W części B akt osobowych gromadzi się dokumentację dotyczącą udzielenia urlopu bezpłatnego (§ 3 pkt 2 lit. q rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej). Natomiast nie ma podstawy prawnej do przechowywania w nich dokumentacji dotyczącej tzw. urlopów okolicznościowych. W ewidencji czasu pracy uwzględnia się urlop bezpłatny i tzw. urlopy okolicznościowe jako usprawiedliwione nieobecności i zwolnienia od pracy wraz z wnioskami o udzielenie tzw. urlopów okolicznościowych (§ 6 pkt 1 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej).